A OBRIGATORIEDADE NO COMÉRCIO VAREJISTA INTRODUÇÃO No setor de comércio varejista e de prestação de serviços, vem despertando grande interesse a imposição, pela legislação tributária federal e estadual, do uso de Equipamento Emissor de Cupom Fiscal - ECF para emissão de documento fiscal na venda ou na revenda de bens a varejo assim como na prestação de serviço. Anteriormente, o comerciante, nessas situações, podia emitir nota fiscal de venda a consumidor ou optar pela emissão de cupom fiscal por máquina registradora ou por PDV. Agora, os chamados equipamentos emissores de cupom fiscal passam a ser de uso obrigatório. Neste trabalho, serão apresentadas informações úteis para comerciantes, prestadores de serviços, contadores e profissionais da área fiscal, no que se refere às regras de utilização desses equipamentos e aos prazos para adaptação às alterações da legislação. 1 - O QUE É UM ECF? ECF é o equipamento homologado pela Comissão Técnica Permanente do ICMS - COTEPE, órgão ligado ao CONFAZ, e que possui a capacidade de emitir Cupom Fiscal. Para receber essa denominação, o equipamento deve apresentar as características definidas pelo Convênio ICMS 156/94. A Portaria CAT-55/98, na redação original publicada no DOE de 15/07/98, traz, em seu Anexo 5, a relação de 142 equipamentos ECF homologados pela COTEPE até 29/05/98. Há três tipos de equipamentos ECF, conforme segue. ECF - PDV O Equipamento Emissor de Cupom Fiscal Terminal Ponto de Venda - ECF-PDV é sofisticado, possuindo a capacidade de discriminar a mercadoria e a alíquota da respectiva situação tributária, efetuar o cálculo do imposto e indicar, no Cupom Fiscal, o Grande Total de Vendas - GT atualizado. Oferece ainda a possibilidade de funcionar conectado a sistema de processamento de dados, produzindo diversos relatórios gerenciais. ECF - IF O Equipamento Emissor de Cupom Fiscal do tipo Impressora Fiscal - ECF-IF tem a mesma capacidade do ECF-PDV e se constitui somente do módulo impressor, que é conectado a computador e a outros periféricos. ECF - MR O Equipamento Emissor de Cupom Fiscal do tipo Máquina Registradora - ECF-MR discrimina a mercadoria registrada, porém não realiza automaticamente o cálculo do imposto devido: indica apenas a situação tributária, utilizando-se de Totalizadores Parciais específicos. Alguns modelos podem ser interligados a sistema de processamento eletrônico de dados, produzindo diversos relatórios gerenciais. 2 - TODOS OS EQUIPAMENTOS EXISTENTES NO MERCADO SÃO ECF? Desde 1995, é fabricado, para fins fiscais, somente equipamento ECF. Ainda existem, todavia, em uso no mercado, equipamentos que não apresentam todas as características definidas pelo Convênio ICMS 156/94. Trata-se da Máquina Registradora - MR e do Terminal Ponto de Venda - PDV (compacto ou modular), entre os quais há até mesmo marcas e modelos sofisticados, com memória fiscal e que podem ser interligados a sistema de processamento eletrônico de dados. Esse equipamento já autorizado pelo fisco poderá continuar em uso até a sua substituição, que deverá ocorrer dentro do prazo estabelecido no inciso III do artigo 530-B do RICMS. A partir de 1°/04/96, somente está sendo expedida autorização para uso de equipamento denominado ECF. 3 - QUEM ESTÁ OBRIGADO A UTILIZAR ECF? Há algum tempo já se considerava no meio tributário a necessidade de estender a todas as empresas varejistas a obrigatoriedade do uso de equipamento emissor de cupom fiscal, como forma de assegurar melhor controle na emissão de documentos fiscais. A previsão da obrigatoriedade surgiu com a Medida Provisória 1.602/97, posteriormente transformada na Lei Federal 9.532, de 10 de dezembro de 1997: "Art. 61 - As empresas que exercem atividade de venda ou revenda de bens a varejo e as empresas prestadoras de serviços estão obrigadas ao uso de equipamento Emissor de Cupom Fiscal - ECF.". Lei Federal 9.532/97 Assim sendo, há previsão genérica de obrigação de uso de ECF para toda e qualquer empresa varejista de venda de mercadoria ou empresa prestadora de serviço. A mesma lei federal estabeleceu, no artigo 63, que a implementação dessa obrigatoriedade dar-se-á nos termos de convênio celebrado entre a Secretaria da Receita Federal, os Estados e o Distrito Federal, representados no Conselho Nacional de Política Fazendária - CONFAZ. Surgiu assim CONVÊNIO ECF 1, de 18/02/98, publicado no D.O.U de 25/02/98, que traz as regras a serem seguidas por todos os Estados na implantação da obrigatoriedade do ECF e fixa os prazos de transição, durante os quais cada empresa adequar-se-á à nova disciplina, de maneira gradativa, de acordo com o seu porte econômico. A cada Estado caberá inserir a disciplina do Convênio ECF 1/98 em sua legislação tributária. No Estado de São Paulo, as regras do Convênio ECF 1/98 foram inseridas no Regulamento do ICMS pelo Decreto 43.312, de 13/07/98, que lhe acrescentou os artigos 530-A e 530-B. O artigo 530-A especifica a obrigatoriedade do uso de ECF: "... por estabelecimento varejista classificado em um dos Códigos de Atividade Econômica (CAE) de 60.000 a 77.000, por cooperativa mista ou de consumo, ou por estabelecimento prestador de serviços exclusivamente a não contribuinte.". RICMS São os seguintes os grupos de estabelecimentos incluídos na obrigatoriedade de uso do ECF, de acordo com a legislação paulista: 60.000 - Comércio Varejista 61.000 - De Materiais de Construção 62.000 - Loja de Departamentos (Grande Varejo Diversificado) 63.000 - Supermercado (Auto-Serviço) 64.000 - Farmácia e Drogaria 65.000 - Bazar e Armarinhos 66.000 - Açougue, Casa de Carne e Peixaria 67.000 - Panificadora e Confeitaria 68.000 - Restaurante, Pizzaria e Churrascaria 69.000 - Doceria e "Bombonière" 70.000 - Ambulante e Feirante 71.000 - Boate, "Drive-in" e Outras Casas Noturnas 72.000 - Mercearia e Empório 73.000 - Bar 74.000 - Quitanda e Frutaria 75.000 - Pastelaria e Lanchonete 76.000 - Charutaria 77.000 - Posto de Revenda de Combustíveis ATENÇÃO: estão excluídos da obrigatoriedade de uso do ECF: estabelecimento cuja receita bruta anual for inferior a R$ 120.000,00; estabelecimento que realizar operações com veículos automotores; operações realizadas por concessionária ou permissionária de serviço público; operações realizadas fora do estabelecimento. 4 - EMPRESA QUE INICIARÁ SUAS ATIVIDADES JÁ ESTÁ OBRIGADA AO USO DE ECF? Para a empresa que iniciará suas atividades, a obrigatoriedade de uso de ECF somente existe se a expectativa de receita anual for superior a R$ 120.000,00. Dessa forma, como prevê o inciso I do artigo 530-B do RICMS, o contribuinte que dará início à atividade de comércio varejista ou de prestação de serviço, com expectativa de faturamento inferior a R$ 120.000,00 (cento e vinte mil reais) por ano, não está obrigado a utilizar ECF: "Art. 530-B - ... I - a partir do início de suas atividades, para o estabelecimento com expectativa de receita bruta anual superior a R$ 120.000,00 (cento e vinte mil reais);". RICMS 5 - ECF PODE SER UTILIZADO PARA CONTROLE INTERNO? Muitos estabelecimentos adotavam equipamento do tipo ECF (máquina registradora, PDV ou impressora) apenas para controle interno, mantendo o talonário manual para a emissão dos documentos fiscais. Freqüentemente, a máquina registradora ou o ECF estava sobre o balcão do comerciante, registrando, na maioria das vezes, as operações efetuadas. Porém, no momento em que o cliente solicitava a nota fiscal, esta era emitida à mão, em talonário à parte, pois o contribuinte não tinha requerido ao fisco autorização para emitir cupom fiscal. Isso não mais será possível, pois agora não é permitida a utilização de equipamento não autorizado no recinto de atendimento ao público. "Art. 530-A... § 2º - A utilização de equipamento, no recinto de atendimento ao público, que possibilite o registro ou processamento de dados relativo a operação ou a prestação de serviços, inclusive equipamento para processar cartão de crédito ou débito automático em conta corrente somente será permitida quando integrar o equipamento Emissor de Cupom Fiscal (ECF).". RICMS A legislação prevê prazo para implantação de ECF por estabelecimento que ainda não o tenha feito. O mesmo prazo não se aplica quanto à vedação de uso de equipamento ECF para fins não fiscais no recinto de atendimento ao público, que tem aplicação imediata: o estabelecimento varejista ou prestador de serviço que, pelo porte econômico, ainda não chegou à data-limite a partir da qual o uso de ECF será obrigatório, somente poderá utilizá-lo se a emissão de seus documentos fiscais for feita por esse meio, e desde que o equipamento esteja autorizado. No Estado de São Paulo, a regra está em vigor desde 14/07/98, data da publicação do decreto que inseriu o artigo 530-A no Regulamento do ICMS. A proibição do uso de ECF para efeitos não-fiscais em recinto de atendimento ao público consta do artigo 62 da Lei Federal 9.532/97, que assim estabelece: "Artigo 62 - A utilização, no recinto de atendimento ao público, de equipamento que possibilite o registro ou o processamento de dados relativos a operações com mercadorias ou com a prestação de serviços somente será admitida quando estiver autorizada, pela unidade da Secretaria de Estado da Fazenda, com jurisdição sobre o domicílio fiscal da empresa, a integrar o ECF.". Lei Federal 9.532/97 6 - O QUE ACONTECE QUANDO ESTIVER SENDO UTILIZADO EQUIPAMENTO APENAS PARA CONTROLE INTERNO? O equipamento que possibilite registro ou processamento de dados relativos a operações com mercadoria ou a prestações de serviço, encontrado no recinto de atendimento ao público e que estiver sendo utilizado para fins não-fiscais, será apreendido pelo fisco, conforme consta na Lei Federal 9.532/97: "Artigo 62 - ... Parágrafo único - O equipamento em uso, sem a autorização a que se refere o "caput" ou que não satisfaça os requisitos desta, poderá ser apreendido pela Secretaria da Receita Federal ou pela Secretaria da Fazenda da Unidade Federada e utilizado como prova de qualquer infração à legislação tributária, decorrente de seu uso.". Lei Federal 9.532/97 No RICMS paulista, essa previsão consta do § 2° do artigo 530-A e do artigo 564. 7 - QUAIS OS PRAZOS PARA ADOÇÃO DE ECF? Existem duas tabelas com prazos de adaptação às novas regras, que variam em função da receita bruta anual. Se o estabelecimento ainda não utiliza equipamento para fins fiscais, o prazo para adoção de ECF é o seguinte: "Art. 530-B - ... serão observados os prazos e as condições a seguir indicadas: ... Il - para estabelecimento que não seja usuário de equipamento que emita cupom fiscal, com receita bruta anual superior a: a) R$ 12.000.000,00 (doze milhões de reais), até 30 de junho de 1998; b) R$ 6.000.000,00 (seis milhões de reais) e até R$ 12.000.000,00 (doze milhões de reais), até 30 de setembro de 1998; c) R$ 2.000.000,00 (dois milhões de reais) e até R$ 6.000.000,00 (seis milhões de reais), até 31 de dezembro de 1998; d) R$ 720.000,00 (setecentos e vinte mil reais) e até R$ 2.000.000,00 (dois milhões de reais), até 31 de março de 1999; e) R$ 480.000,00 (quatrocentos e oitenta mil reais) e até R$ 720.000,00 (setecentos e vinte mil reais), até 30 de junho de 1999; f) R$ 240.000,00 (duzentos e quarenta mil reais) e até R$ 480.000,00 (quatrocentos e oitenta mil reais), até 30 de setembro de 1999; g) R$ 120.000,00 (cento e vinte mil reais) e até R$ 240.000,00 (duzentos e quarenta mil reais), até 31 de dezembro de 1999;". RICMS 8 - E QUANTO A ESTABELECIMENTO QUE JÁ POSSUI AUTORIZAÇÃO PARA USO DE ECF? O estabelecimento que já possui autorização para uso de ECF, para adaptar-se às novas regras, inclusive substituindo seus equipamentos, tem prazo um pouco maior e também dependente da receita bruta anual: "Art. 530-B - Para adoção do equipamento emissor de cupom fiscal (ECF), nos termos do artigo anterior, serão observados os prazos e as condições a seguir indicadas: ... lIl - para estabelecimento que possua autorização para uso de equipamento que emita cupom fiscal, com receita bruta anual superior a: a) R$ 12.000.000,00 (doze milhões de reais), até 30 de junho de 1999; b) R$ 6.000.000,00 (seis milhões de reais) e até R$ 12.000.000,00 (doze milhões de reais), até 30 de setembro de 1999; c) R$ 2.000.000,00 (dois milhões de reais) e até R$ 6.000.000,00 (seis milhões de reais), até 31 de dezembro de 1999; d) R$ 720.000,00 (setecentos e vinte mil reais) e até R$ 2.000.000,00 (dois milhões de reais), até 31 de março de 2000; e) R$ 480.000,00 (quatrocentos e oitenta mil reais) e até R$ 720.000,00 (setecentos e vinte mil reais), até 30 de junho de 2000; f) R$ 240.000,00 (duzentos e quarenta mil reais) e até R$ 480.000,00 (quatrocentos e oitenta mil reais), até 30 de setembro de 2000; g) R$ 120.000,00 (cento e vinte mil reais) e até R$ 240.000,00 (duzentos e quarenta mil reais), até 31 de dezembro de 2000;". RICMS 9 - QUANDO OS PRESTADORES DE SERVIÇO DE TRANSPORTE OU DE COMUNICAÇÃO ESTARÃO OBRIGADOS A ADOTAR ECF? O estabelecimento prestador de serviço de transporte ou de comunicação, quer já utilize ou não equipamento ECF, deverá adequar-se às novas regras até o dia 31 de dezembro do ano 2000 (inciso IV do artigo 530-B). Essa data vale também para o prestador de serviço que for iniciar atividades, independentemente da expectativa de faturamento (artigo 530-B, inciso IV, do RICMS). 10 - COMO SE CALCULA A RECEITA BRUTA? Para o enquadramento no prazo, a partir do qual é obrigatória a adaptação às novas regras de uso do ECF, deverá ser considerado: "Artigo 530-B - ... § 1° - ...o somatório da receita bruta anual de todos os estabelecimentos, situados neste Estado, pertencentes à mesma empresa.". RICMS Para essa finalidade, considera-se "receita bruta": "Art. 530-B - .. § 2º - ... o produto da venda de bens e serviços nas operações em conta própria, o preço dos serviços prestados e o resultado auferido nas operações em conta alheia, não incluído o valor do imposto sobre Produtos Industrializados - IPI, o das vendas canceladas e dos descontos concedidos incondicionalmente.". RICMS 11 - SERÁ PERMITIDO EMITIR NOTA FISCAL POR MEIO MANUAL? O objetivo da lei é que toda empresa varejista somente emita documento fiscal por meio de equipamento ECF. A partir da data de início da obrigatoriedade de uso do equipamento, não será admitida a emissão de nota fiscal por outro meio, exceto nos casos expressamente ressalvados pela legislação. Sobre isso, diz o § 1º do artigo 530-A do regulamento paulista, que reproduz regra do Convênio ECF 1/98: "Art. 530-A - ... § 1º - Ressalvados os casos previstos na legislação, ao contribuinte obrigado ao uso de equipamento Emissor de Cupom Fiscal (ECF), somente será permitida a emissão de documento fiscal por outro meio, inclusive o manual, por razões de força maior ou caso fortuito, tais como falta de energia elétrica, quebra ou furto do equipamento, desde que atendidas as normas contidas na legislação, hipótese em que deverá anotar o motivo no livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências (RUDFTO), modelo 6.". RICMS Quanto ao assunto, esclarece a Portaria CAT-55, de 14/07/98: "Artigo 19 - Na impossibilidade de uso de ECF, por falta de energia elétrica ou em decorrência de outro motivo que impeça utilização simultânea de todos os equipamentos, os documentos fiscais serão emitidos por outro meio, inclusive o manual, e deverão ser registrados no ECF, tão logo normalizada a situação, pelo valor total dos documentos emitidos no período, respeitada a situação tributária de cada operação ou prestação, devendo, ainda, a ocorrência ser registrada, pelo usuário do equipamento, no livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências (RUDFTO), modelo 6.". Portaria CAT-55/98 Assim sendo, somente por razões de força maior será permitido ao estabelecimento obrigado ao uso do ECF emissão de nota fiscal por outro meio, ficando o contribuinte obrigado a, tão logo normalizada a situação, registrar no ECF o valor total das notas fiscais emitidas nessas condições, respeitada a situação tributária de cada operação ou prestação, e com a devida anotação no Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências. 12 - CONTRIBUINTE OBRIGADO AO USO DE ECF PODE EMITIR NOTA FISCAL - MODELO 1 OU 1-A - QUANDO SOLICITADO PELO COMPRADOR? Pela legislação vigente, está obrigado ao uso de equipamento Emissor de Cupom Fiscal apenas o estabelecimento que exerça atividade de venda ou revenda de mercadoria ou bens a varejo ou de prestação de serviços, sendo-lhe vedada a emissão de documento fiscal por outro meio, exceto se por razões de força maior ou caso fortuito. Quando solicitado pelo comprador, porém, poder-se-á emitir a Nota Fiscal modelo 1 ou 1-A, e até mesmo a Nota Fiscal de Venda a Consumidor, sem deixar, contudo, de emitir o Cupom Fiscal respectivo, conforme previsto no § 1º do artigo 125 do RICMS: "Artigo 125 -... § 1º - Salvo disposição em contrário, o disposto neste artigo não exime o usuário de ECF de emitir Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, quando solicitado pelo adquirente da mercadoria, em função da natureza da operação, hipótese em que: 1- serão anotados, nas vias do documento fiscal emitido, os números de ordem do Cupom Fiscal e do ECF, este atribuído pelo estabelecimento; 2 - o documento fiscal será escriturado no livro Registro de Saídas apenas na coluna "Observações", onde serão indicados o seu número e a sua série; 3 - o Cupom Fiscal será anexado à via fixa do documento fiscal emitido.". RICMS 13 - O CUPOM FISCAL PODE SER EMITIDO EM DEVOLUÇÃO E EM TRANSFERÊNCIA? Pelo § 1º do artigo 125 do RICMS, o uso de ECF não dispensa a emissão de Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, em função da natureza da operação. Dessa forma, em caso de devolução ou de transferência entre estabelecimentos do mesmo contribuinte, deverá ser emitida a Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, e não o cupom fiscal. 14 - É PERMITIDO EMITIR NOTA FISCAL DE VENDA A CONSUMIDOR - MODELO 2 - POR PROCESSAMENTO DE DADOS? Não. Desde outubro/97, não é mais permitida a emissão de Nota Fiscal de Venda a Consumidor - modelo 2 - por sistema eletrônico de processamento de dados, devendo o contribuinte passar a utilizar equipamento ECF. A Portaria CAT-32/96, em seu artigo 37, na redação da Portaria CAT-92/97, concedeu prazo até 30/09/98 para que o estabelecimento que emitia nota fiscal de venda a consumidor - modelo 2 - por processamento de dados, passasse a utilizar ECF. 15 - A VENDA POR ECF CONFERE CRÉDITO DE ICMS?' Não. O documento fiscal emitido por ECF não propicia crédito do imposto ao adquirente do produto. Havendo interesse na transmissão de crédito, dever-se-á emitir Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, adotando o procedimento previsto no §1° do artigo 125 do RICMS: "Artigo 125 - ... § 1° - Salvo disposição em contrário, o disposto neste artigo não exime o usuário de ECF de emitir Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, quando solicitado pelo adquirente da mercadoria, em função da natureza da operação, hipótese em que: 1 - serão anotados, nas vias do documento fiscal emitido, os números de ordem do Cupom Fiscal e do ECF, este atribuído pelo estabelecimento; 2 - o documento fiscal será escriturado no livro Registro de Saídas apenas na coluna "Observações", onde serão indicados o seu número e a sua série; 3 - o Cupom Fiscal será anexado à via fixa do documento fiscal emitido.". RICMS 16 - O CUPOM FISCAL PODE SER CANCELADO? Com relação a ECF-MR, é proibido o cancelamento de Cupom Fiscal pelo próprio equipamento, apenas sendo permitido cancelar item lançado em Cupom Fiscal ainda não totalizado, e desde que se refira ao lançamento imediatamente anterior. Para esse fim, o equipamento deve possuir totalizador específico para acumulação dos valores cancelados, conforme previsto no § 7° do artigo 15 da Portaria CAT-55/98. No que diz respeito a ECF-PDV e ECF-IF, além de cancelamento de item, é possível a emissão de Cupom Fiscal de Cancelamento, desde que emitido imediatamente após o cupom que se deseja cancelar, devendo o contribuinte atender às exigências do artigo 27 da Portaria CAT-55/98. O artigo 35 da Portaria CAT-55/98 traz, ainda, disciplina para cancelamento relativo a documento fiscal emitido por ECF, após sua emissão, com previsão de emissão diária de nota fiscal relativa à entrada. 17 - PODE SER EFETUADO DESCONTO EM DOCUMENTO EMITIDO POR ECF? É permitida a operação de desconto apenas em relação a documento fiscal emitido por ECF-PDV ou por ECF-IF e que ainda não tenha sido totalizado, devendo o equipamento atender às condições previstas no artigo 28 da Portaria CAT-55/98. 18 - ECF PODE EMITIR COMPROVANTE DE ENTREGA DE VASILHAME? Quando o estabelecimento engloba na operação de venda o valor do vasilhame e o do conteúdo, do total cobrado pode ser deduzido o valor do vasilhame entregue pelo consumidor, desde que no ato da entrega seja emitido, em talão impresso tipograficamente ou por meio de Cupom Fiscal, o Comprovante de Entrega de Vasilhame. É necessário, porém, que o equipamento ECF esteja autorizado para essa finalidade. A disciplina que rege a matéria encontra-se nos artigos 30 a 32 da Portaria CAT-55/98. 19 - COMO DEVE SER EFETUADA A VENDA A PRAZO? O "caput" do artigo 125 do RICMS paulista prevê que o Cupom Fiscal substituirá a Nota Fiscal na venda à vista a consumidor. Com relação à venda à prazo, diz o § 2º do mesmo artigo que nesse caso será utilizado o Cupom Fiscal com a indicação, por qualquer meio gráfico, ainda que no verso, da identificação e do endereço do destinatário, além das informações referidas no §8º do artigo 114. 20 - COMO DEVE SER EFETUADA A VENDA COM ENTREGA DA MERCADORIA EM DOMICÍLIO? Verifica-se, ainda, no "caput" do artigo 125 do RICMS, que o Cupom Fiscal substituirá a Nota Fiscal nas vendas em que a mercadoria for retirada pelo comprador. Quando ocorrer a entrega da mercadoria em domicílio, em território paulista, será permitida a utilização de Cupom Fiscal desde que haja indicação, por qualquer meio gráfico, ainda que no verso, da identificação e do endereço do destinatário, conforme previsto no item 1 do § 2º desse artigo. 21 - E QUANTO A EMPRESA QUE TRABALHE COM CARTÃO DE CRÉDITO? Eis um ponto importante: Equipamento para emissão de comprovante relativo a cartão de crédito ou a débito automático em conta corrente ð somente será permitido se integrar o ECF Empresa obrigada ao uso de ECF, que realize operações ou prestações por cartão de crédito ou por débito automático em conta corrente, deverá, conforme previsto no § 2° do artigo 530-A do RICMS e no artigo 33 da Portaria CAT-55/98, emitir o comprovante de pagamento relativo à operação ou à prestação por equipamento ECF, não mais podendo ser utilizado qualquer outro meio. "Art. 33 - A emissão do comprovante de pagamento relativo a operação ou prestação efetuada por cartão de crédito ou débito automático em conta corrente, por contribuinte obrigado ao uso de equipamento emissor de cupom fiscal (ECF), será efetuada, somente, por meio de equipamento emissor de cupom fiscal (ECF) e o comprovante deverá: I - estar vinculado ao documento fiscal referente à operação ou prestação; II - ser arquivado e conservado, nos termos do art. 193 do Regulamento do ICMS, aprovado pelo Decreto nº 33.118, de 14 de março de 1991.". Portaria CAT-55/98 A empresa que emitir esse tipo de comprovante de pagamento deverá adequar-se à nova disciplina até 31/12/98, conforme dispõe o artigo 111 da Portaria CAT-55/98. É importante frisar que a obrigatoriedade de uso de ECF na emissão do comprovante aplica-se apenas à empresa que, pela legislação, estiver obrigada ao uso do equipamento ECF. Quanto a estabelecimento não-obrigado a utilizar ECF, será permitido o uso de equipamento para registro da operação financeira desde que constem no anverso do comprovante de pagamento os dados relativos ao respectivo documento fiscal e a expressão: "EXIJA O DOCUMENTO FISCAL DE NÚMERO INDICADO NESTE COMPROVANTE". O mesmo procedimento se aplica ao usuário de máquina registradora MR ou de máquina registradora MR-ECF sem capacidade de comunicação com computador ou de emissão do respectivo comprovante, até a sua substituição por ECF que atenda a esses requisitos, conforme previsto no artigo 34 da Portaria CAT-55/98. 22 - ECF PODE SER UTILIZADO PARA AUTENTICAÇÃO DE VALOR RECEBIDO? Alguns equipamentos ECF possibilitam a autenticação de documentos, devendo ser atendidas as condições previstas no artigo 7° da Portaria CAT-55/98, entre as quais consta que a autenticação deve ser efetuada após o registro do valor correspondente no documento emitido ou em emissão. 23 - PODE SER UTILIZADO ECF NAS OPERAÇÕES NÃO SUJEITAS AO ICMS? ECF poderá ser utilizado na emissão de documento denominado Comprovante Não Fiscal, desde que cumpridas as exigências do artigo 29 da Portaria CAT-55/98, entre as quais consta a de que o documento emitido deverá trazer impressa, em seu início e a cada dez linhas, a expressão "Não é Documento Fiscal para o ICMS". 24 - O QUE ACONTECE SE O EQUIPAMENTO ECF GERAR ARQUIVO MAGNÉTICO? O contribuinte que utilizar equipamento ECF com condições de gerar arquivo magnético, por si ou quando conectado a outro computador, fica obrigado a manter arquivo magnético com registro fiscal, referente à totalidade das operações de entradas e saídas e dos serviços prestados e/ou tomados no exercício de apuração, em que constem os documentos fiscais emitidos por qualquer meio, conforme estabelece a Portaria CAT-32/96, na redação dada pela Portaria CAT-54/98. Para efeito de composição do arquivo magnético, o registro fiscal será gravado por total diário e por equipamento, como previsto no item 3 do § 2° do artigo 4° da Portaria CAT-32/96, na redação da Portaria CAT-13/97. 25 - É PERMITIDA A INTERLIGAÇÃO DE ECF A COMPUTADOR? ECF-MR poderá ser interligado a computador, desde que o "software" básico não possibilite ao aplicativo alterar totalizadores e contadores, habilitar funções ou teclas bloqueadas, modificar ou ignorar a programação residente do equipamento. Com relação a ECF-PDV e ECF-IF, podem ser interligados não somente a computador como também a periféricos que permitam posterior tratamento de dados. Além disso, os equipamentos ECF podem ser interligados entre si para efeito de relatório e tratamento de dados. Essa previsão se encontra no artigo 5º da Portaria CAT-55/98. Convém lembrar que se for adotado ECF com condições de gerar arquivo magnético, por si ou quando conectado a outro computador, o contribuinte ficará também obrigado à manutenção de arquivo magnético, conforme tratado no item anterior. 26 - O CUPOM FISCAL SERVE COMO COMPROVANTE PERANTE A LEGISLAÇÃO DO IMPOSTO DE RENDA? A Lei Federal 9.532, de 10/12/97 - publicada no D.O.U de 11/12/97, que determinou a obrigatoriedade do ECF, faz a seguinte exigência: " Art. 61 - ... § 1º - Para efeito de comprovação de custos e despesas operacionais, no âmbito da legislação do Imposto de Renda e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido, os documentos emitidos pelo ECF devem conter, em relação à pessoa física ou jurídica compradora, no mínimo: a) a sua identificação, mediante a indicação do número de inscrição no Cadastro de Pessoas Físicas - CPF, se pessoa física, ou no Cadastro Geral de Contribuintes - CGC, se pessoa jurídica, ambos no Ministério da Fazenda; b) a descrição dos bens ou serviços objeto da operação, ainda que resumida ou por códigos; c) a data e o valor da operação.". 27 - O QUE É MEMÓRIA FISCAL? A definição de memória fiscal pode ser encontrada no inciso X do artigo 2° da Portaria CAT-55/98: "Artigo 2° - ... X - Memória Fiscal - o banco de dados implementado em memória PROM ou EPROM, inviolável, com capacidade de armazenar os dados de interesse do fisco relativos a, no mínimo, 1.825 (mil, oitocentos e vinte e cinco) dias, fixada internamente na estrutura do ECF de forma permanente, envolvida em resina termoendurecedora opaca, que impede o acesso e a remoção;". PORTARIA CAT-55/98 A introdução da Memória Fiscal representou grande avanço nos trabalhos de verificação fiscal, que passaram a ser realizados não somente com base no exame da fita-detalhe, que é a cópia dos Cupons Fiscais emitidos, mas também nas informações obtidas no cupom de leitura da Memória Fiscal. Conforme o artigo 23 da Portaria CAT-55/98, a leitura da memória fiscal, que pode recuperar informações registradas desde o primeiro dia de uso, traz uma série de indicações, entre as quais: o valor bruto diário das operações ou prestações; a soma desse valor bruto diário relativo a período solicitado. Os equipamentos de fabricação mais recente estão obrigados a trazer na leitura da memória fiscal a indicação do valor acumulado em cada totalizador parcial. Dessa forma, também estarão disponíveis os totais diários das vendas por situação tributária (isenção, alíquota de 12%, de 18% etc.). Ao final de cada período de apuração deve-se efetuar a leitura da memória fiscal, que ficará à disposição do fisco, anexa ao Mapa Resumo ECF do dia respectivo. 28 - O FISCO AUTORIZARÁ O USO DE EQUIPAMENTOS ANTIGOS? Para ter seu uso autorizado para fins fiscais, o equipamento deve reunir todas as características técnicas do ECF. Os equipamentos homologados pela COTEPE que atendem a essa condição constam da relação publicada no Anexo 5 da Portaria CAT-55/98. 29 - EQUIPAMENTO ANTIGO, JÁ AUTORIZADO, PODERÁ CONTINUAR EM USO? Equipamento antigo, já autorizado para uso fiscal, poderá ser utilizado no mesmo estabelecimento até o vencimento do prazo para sua substituição, conforme consta do inciso III do artigo 530-B do RICMS. Já equipamento antigo, não autorizado, não mais poderá ser utilizado, quer seja para fins fiscais - pois somente está sendo autorizado equipamento ECF - quer para controle interno no recinto de atendimento ao público - por não ser mais permitido. 30 - COMO SE REGISTRA MERCADORIA NOS EQUIPAMENTOS ANTIGOS? Nas máquinas registradoras mais antigas, o registro de operação de saída de mercadoria deve ser feito de acordo com a situação tributária da respectiva mercadoria, mediante a utilização de totalizador parcial (somador ou departamento) distinto para cada situação. Considere-se uma máquina registradora com seis totalizadores parciais. O registro será feito na ordem seqüencial do primeiro ao sexto totalizador: TOTALIZADOR PARCIAL SITUAÇÃO TRIBUTÁRIA primeiro - substituição tributária segundo - isenta ou não-tributada terceiro - tributada - alíquota de 18% quarto - tributada - alíquota de 7% quinto - tributada - alíquota de 12% sexto - tributada - alíquota de 25% Pode acontecer que o estabelecimento possua, ainda, máquinas com menos do que seis totalizadores parciais. Nesse caso, enquanto não vencido o prazo estipulado para a substituição por ECF, o lançamento nos livros fiscais deverá ser efetuado conforme previsto nos artigos 77 a 83 da Portaria CAT-55/98, mediante ajuste dos valores registrados. 31 - COMO TREINAR FUNCIONÁRIO PARA OPERAR O EQUIPAMENTO? O equipamento poderá conter Módulo de Treinamento - MT para aprendizagem do seu funcionamento, desde que seja parte integrante da programação do "software" básico e que a rotina desenvolvida para esse modo atenda às condições impostas pelo artigo 6° da Portaria CAT-55/98. 32 - COMO SE REGULARIZA ECF PERANTE O POSTO FISCAL? O contribuinte que, embora não obrigado, possui ECF e deseja regularizá-lo perante o Posto Fiscal deverá procurar empresa credenciada que, entre outras atribuições, poderá efetuar a lacração do equipamento, fornecer "Atestado de Intervenção em ECF" e orientar quanto aos demais documentos necessários, arrolados no artigo 9° da Portaria CAT-55/98. Esses documentos serão entregues no Posto Fiscal a que estiver vinculado o contribuinte. Cumpridas as exigências da Portaria CAT-55/98, a autorização será concedida no prazo de dez dias, conforme artigo 10 da mesma portaria. Tratando-se de contribuinte obrigado ao uso de ECF, a comunicação será efetuada por meio do formulário "Pedido de Uso ou Cessação de Uso de Equipamento Emissor de Cupom Fiscal", que deverá ser apresentado ao Posto Fiscal de sua vinculação dentro do prazo de trinta dias contados da data constante no documento fiscal relativo à aquisição do equipamento. ATENÇÃO: obtida a autorização de uso, o contribuinte deverá anotar no livro RUDFTO a data do efetivo início de utilização, bem como o modelo e o número de série do equipamento. 33 - QUANDO NECESSÁRIO, O EQUIPAMENTO AUTORIZADO PARA USO EM UM ESTABELECIMENTO PODERÁ SER REMOVIDO PARA OUTRO DA MESMA EMPRESA? Não. Uma vez autorizado o uso do equipamento, sua remoção para outro estabelecimento, ainda que do mesmo titular, somente será permitida após deferida a cessação de uso e efetuada sua relacração. 34 - COMO SABER SE O EQUIPAMENTO ESTÁ REGULAR? Cada equipamento deverá ter afixado, em local visível, o cartaz de identificação, no qual constarão, entre outras informações, a identificação e a assinatura da funcionário que autorizou seu uso para fins fiscais. Essa exigência está prevista no artigo 12 da Portaria CAT-55/98. Além disso, o equipamento deverá possuir lacres, aplicados por empresa credenciada e cuja numeração coincida com a do último atestado de lacração respectivo. Os lacres são aplicados no módulo fiscal do equipamento e têm como objetivo assegurar a integridade das funções de registro e acumulação de dados, devendo ser encontrados intactos e sem sinal de violação. É importante verificar também o cupom emitido, que deve conter a expressão "CUPOM FISCAL" e os dados do emitente (nome, endereço, inscrição estadual e no CGC), mesmo que impressos tipograficamente e ainda que em seu verso. 35 - QUAIS AS ATRIBUIÇÕES DA EMPRESA CREDENCIADA? Constituem obrigações e conseqüentes responsabilidades da empresa credenciada, entre outras, conforme prevê o artigo 46 da Portaria CAT-55/98: atestar que o equipamento atende às normas legais e está em condições de uso; realizar intervenções no equipamento (reparos, adaptações etc.), instalando ou retirando dispositivos de segurança - LACRES; emitir Atestado de Intervenção; custodiar chaves e dispositivos que possibilitem o acesso ao interior de equipamento ou à programação (software); orientar os usuários sobre funcionamento e demais obrigações concernentes à utilização do equipamento; informar ao fisco irregularidades constatadas no equipamento ou má utilização pelo contribuinte. ATENÇÃO: Nos termos do artigo 67 da Portaria CAT-55/98, o fabricante, o importador e/ou o credenciado responderão solidariamente com os usuários, sempre que contribuírem para o uso indevido do equipamento. 36 - QUAIS OS PRINCIPAIS DEVERES DO USUÁRIO? Em relação ao equipamento, são os seguintes os principais deveres do usuário: emitir documento fiscal a cada operação de venda realizada e, independentemente de ser solicitado, entregá-la ao consumidor; fechar a gaveta do equipamento após completar a operação de venda; emitir "Leitura X" no início e no fim da fita-detalhe, quando da troca da bobina; comunicar, imediatamente e por escrito, à credenciada pela lacração e ao Fisco, qualquer defeito ou ocorrência não usual com o equipamento; diariamente: emitir "Leitura em X" dos equipamentos que não estiverem em uso e "Redução Z" dos em uso; ao final do período de apuração: emitir "Leitura da Memória Fiscal" relativa ao período. Em relação aos documentos fiscais, são os seguintes os principais deveres do usuário: manter no estabelecimento: autorização de uso e 2ª via do último Atestado de Intervenção de cada equipamento, além de talonário de nota fiscal para ocasiões em que se fizer necessário; arquivar em ordem cronológica e por equipamento: cupons de "Leitura X" e de "Redução Z", mapas-resumo de ECF, 2ªs vias dos Atestados de Intervenção e fitas-detalhe, estas em lotes mensais, dobradas em bobinas. 37 - EMPRESA VAREJISTA QUE EMITE NOTA FISCAL - MODELO 1 OU 1-A - POR PROCESSAMENTO DE DADOS DEVE PASSAR A UTILIZAR ECF ? O contribuinte que, em 15 de julho de 1998, data da publicação da Portaria CAT-55/98, já estava autorizado à emissão da Nota Fiscal - modelo 1 ou 1-a por processamento de dados, deve continuar seguindo a disciplina estabelecida pela Portaria CAT-32/96 sobre a emissão de documentos fiscais por usuário de sistema eletrônico de processamento de dados. Nesse caso, ao efetuar venda a consumidor, fornecerá a nota fiscal modelo 1 ou 1-A, não estando obrigado a substituir o equipamento que já possui por equipamento ECF. Entretanto, a empresa que em 15.07.98 ainda não havia solicitado autorização para emissão de notas fiscais por processamento eletrônico de dados, nos termos da Portaria CAT-32/96, e se enquadre na faixa de obrigatoriedade do ECF, não poderá agora solicitar o uso do processamento, devendo obrigatoriamente utilizar o ECF. Cabe ressaltar que se o contribuinte emitia nota fiscal por computador, mas somente tinha autorização para emissão por processo mecanizado, estava irregular perante a legislação, desde 31.10.94 (vide Portaria CAT-73/94 - DOE de 22.10.94), e, se enquadrado na obrigatoriedade de utilização de ECF, não poderá solicitar o uso do processamento, devendo passar ao ECF.